4 tips om een goede personal assistant te worden

In de zakenwereld zijn managers afhankelijk van persoonlijke assistenten om hen op de meeste gebieden van het bedrijf te ondersteunen. Persoonlijke assistenten hebben uiterst waardevolle vaardigheden, waaronder het optreden als administratief en management assistant, maar ook facetten van bedrijfsadministratie. Persoonlijke assistenten zijn vaak de belangrijkste steunpilaar van een manager. Ze draaien veel platen en draaien ze goed. Als je jezelf afvraagt: “hoe word ik een goede personal assistant?”, helpen de volgende tips je niet alleen om een goede persoonlijke assistent te worden, maar laten ze je ook zien hoe je een geweldige personal assistant kunt zijn.

Houd je skills op peil

Net als bij elke andere functie moet je de vaardigheden en kennis bijhouden die je nodig hebt om je werk goed te kunnen doen. Wees altijd proactief bij het aanleren van nieuwe vaardigheden of het opfrissen van vaardigheden die je al hebt opgedaan. Als je bijvoorbeeld niet veel ervaring hebt met het plannen van evenementen, maar je hebt met andere afdelingen samengewerkt om evenementen samen te stellen, bied dan aan om een actievere rol op je te nemen. Of, als je Microsoft Office-vaardigheden (Powerpoint, Excel, enz.) wat roestig zijn, volg dan een opfriscursus om ervoor te zorgen dat je up-to-date bent met de nieuwste functies en functionaliteit. 

Stel goede prioriteiten 

Als persoonlijke assistent zijn de prioriteiten van je manager je prioriteiten. Ze georganiseerd, geïnformeerd en op schema houden is je belangrijkste prioriteit. Werk een systeem uit dat voor jullie beiden werkt om je te helpen prioriteiten te stellen op dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse basis. Je kunt bijvoorbeeld elke dag en week tijd vrijmaken om hun werklast en planning door te nemen, en precies leren wat je hoger op je takenlijst moet zetten en wat juist een lager plekje kan krijgen. Zodoende weet je precies wat belangrijk is en wat juist minder essentieel heeft. 

Wees proactief

Als eerste aanspreekpunt voor je manager kun je er niet op vertrouwen dat zij je van informatie voorzien wanneer mensen je bellen of e-mailen met vragen. Probeer zo proactief mogelijk te zijn. Als je bedrijf net een nieuwe klant heeft aangenomen, leer dan zoveel mogelijk over hen. Als je een stormloop van telefoontjes verwacht, bereid je dan van tevoren antwoorden voor. Zo hoef je tijdens het bellen niet na te denken over hoe je moet antwoorden op de vragen van de ander. 

Leer je manager en het bedrijf kennen

Als je de persoonlijkheid en werkstijl van je manager leert kennen, zul je daar veel aan hebben. Als het onthouden van details niet hun sterkste punt is, zorg er dan voor dat ze voorafgaand aan vergaderingen en evenementen volledig zijn geïnformeerd. Als ze niet bedreven zijn in multitasken, wacht dan even met bellen gedurende de tijd die ze vrijmaken om zich te concentreren op hun kerntaken. Als je meer te weten komt over de doelstellingen en doelen van het bedrijf, krijg je ook een beter beeld van het belang van bepaalde taken, vergaderingen en taken op je checklist.