Column Ondernemen in Kampen: De paarse krokodil

Dankzij het reclamespotje van OHRA is de paarse krokodil uitgegroeid tot een metafoor voor klantonvriendelijke bureaucratie en regelzucht. Regeldruk houdt ondernemers van het ondernemen af; de zorgverleners van hun zorgtaken en burgers verdwijnen af en toe ook in een oerwoud van regelgeving. Vaak zijn dit goedbedoelde regels die verkeerd uitpakken, voor ongelijkheid zorgen, niet duidelijk of onlogisch zijn, voor extra kosten zorgen en veel onzekerheid met zich mee brengen: Voldoe ik wel aan de regels? Moet ik een straks een boete betalen of een subsidie terugbetalen

Regels zijn leidend, niet het eigen morele kompas

Wanneer formele regels de overhand nemen, verliest men het gevoel wat wel en niet kan in grijs gebied. Dit noemen we ook wel het TomTom-effect: Koers je alleen maar op het digitale navigatiesysteem, dan verlies je al gauw je gevoel voor de juiste richting. Zo kan het dus gebeuren dat een vrouw in de bijstand als fraudeur wordt bestempeld, omdat haar moeder gezamenlijke boodschappen doet. Of dat een ondernemer niet in aanmerking komt voor een overheidsbijdrage, omdat hij volgens de regels net één dag te laat is gestart met zijn onderneming. Het lijkt alsof we, zeker in deze bijzondere tijd, steeds vaker de menselijke maat uit het oog verliezen!

Wanneer neemt de gevoelde regeldruk toe?

Als er twijfels zijn over de nut en noodzaak van een regel en de feitelijke naleving door anderen, neemt het gevoel van administratieve belasting toe. Ook ervaren burgers, bedrijven en zorgverleners meer regeldruk als de persoonlijke kosten onevenredig hoog zijn ten opzichte van het publieke belang en naarmate hun ‘eigenlijke’ taak meer onder druk staat. Dit zie je bijvoorbeeld in het onderwijs of in de zorg. Regels en bijbehorende administratie zorgen ervoor dat medewerkers minder ruimte voelen voor de taak waar ze eigenlijk voor opgesteld staan.

Regeldruk een veelkoppig monster

Regeldruk staat al jaren op de politieke agenda maar laat zich moeilijk vangen. De kaasschaafmethode, “het schrappen van regels” heeft de afgelopen jaren weinig verlichting gebracht. Wat moet er dan wel gebeuren?

De huidige maatschappij met een veelvoud aan regels vraagt van politici dat ze niet op elke zucht reageren, maar alleen als het stelsel in gevaar is. En dan ook inhoudelijk goed doordacht, niet met een nieuwe ‘vage richtlijn’. Burgers kunnen meer verantwoordelijkheid nemen; niet na elk incident om nieuwe regels vragen en het individuele belang afwegen tegen het algemene belang.
Binnen het bedrijfsleven kunnen alle medewerkers ook kritisch blijven op de regeldruk. In hoeverre is alle administratie ook noodzakelijk? Zijn er mogelijkheden om met steekproefsgewijze in plaats van permanente verantwoording te werken? Levert de verantwoording ook informatie op waar de organisatie iets van kan leren? Hoe goed is de communicatie tussen beleidsmakers en de professionals?

Focus op verbeterkansen

Mijn tip is om de nadruk voor administratieve tijdsinvesteringen te leggen op verbeterkansen, niet op de registratie en controle. Geef inzicht in het ‘waarom’: maak nut en noodzaak inzichtelijk. Durf los te laten. Geef de direct betrokkenen mandaat om te doen wat goed is vanuit professioneel oogpunt. Daar wordt menig mens bovendien een stuk meer betrokken van!

En ja, dat betekent ook extra risico’s en vaker loslaten. Er zou minder angst, meer creativiteit, meer positivisme moeten zijn en een recht op falen. De regels moeten ons als samenleving verbinden niet uit elkaar drijven. Hierbij blijft communicatie ten alle tijden het uitgangspunt voor verbetering!
Hoe zorg jij, in jouw dagelijks leven of binnen jouw organisatie voor een goede administratieve balans?

Jenneke Palland

Trotse moeder en inwoonster van Kampen

Zakelijk Accountmanager Rabobank IJsseldelta